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ペーパーレス化が進まない理由と成功させるためのポイントを解説!

ペーパーレス化は国が推進しており、「働き方改革」の案の1つとしても取り上げられています。

しかし、まだまだ完全な実現は難しそうです。

今回は、どうしてペーパーレス化は進まないのか?ペーパーレス化のメリットと成功させるためのポイントを解説していきます。

現在のペーパーレス状況について

数年前に総務省が発表している情報によると、国内における社内業務のペーパーレス化の取組状況は29.1%となっています。

社内業務のペーパーレス化の取組状況

3割程度の企業はペーパーレス化に取り組んでいますが、残りの7割はまだという状況です。

ではなぜ、ペーパーレス化は進まないのでしょうか?

ペーパーレス化が進まない理由

1. 導入コストが高い

ペーパーレス化が進まない理由として、導入コストが高いという点があります。

小規模企業ならそれほどですが、何千人もの社員がいる大手企業となると、デジタル機器の購入やセキュリティ対策に多額のお金がかかります。

また、ランニングコストもかかります。クラウドサービスを利用した場合の利用料や、セキュリティソフトの料金などが必要となります。

実際は長い目でみた際に、紙での運用と比べるとペーパーレス化した方がコスト削減になるのですが、目先のコストで判断されてしまう場合が少なくありません。

2. 使う社員のITリテラシーに差がある

従業員側にもペーパーレス化が進まない要因があります。

ITリテラシーの高さが人によってバラバラだということです。

日常的にパソコンやスマートフォンを使っているデジタルネイティブ世代はすんなり受け入れられますが、そうではない、特に年齢層の高い方々は、新しいオンラインシステムを使いこなすことが難しい場合があります。

また、長年紙を使って仕事をしてきているので、デジタルになることに強い抵抗感を持っている場合もあります。

そういった世代が今の役員クラス、経営層にいる場合が多いため、「上の反対でなかなか導入が進まない」ということが起こります。

3. システム障害時に利用できない

ペーパーレス化してサーバーやクラウドサービスに書類を保管した場合、万が一システムダウンを起こした場合に、利用できなくなる可能性があります。

滅多に起こることではありませんが、可能性がないとは言い切れません。

また同様に、何かの影響でインターネットに繋がらなくなった場合にも、書類を確認することができなくなります。

ただし、紙の場合も紛失などで書類が確認できなくなる可能性があることを考えれば、どちらもいつ起こるかわからないリスクがあると言えるでしょう。

ファイリングされた書類

ペーパーレス化のメリット

1. コスト削減

ペーパーレス化を実現すれば、紙代や印刷代が不要となります。

それだけではありません。プリンタ代やそのメンテナンス代、保管設備の費用、書類の郵送代などもすべて必要なくなり、大幅なコスト削減を実現します。

また、紙の場合だと誤字や修正が発覚した場合には全て刷りなおさないといけませんが、デジタルであればデータを修正するだけで済み、お金も時間もかかりません。

ペーパーレス化のためのシステムを導入する際には初期費用がかかりますが、長い目でみれば、確実に紙運用より必要コストを減らすことができるでしょう。

2. 保管スペースが必要なくなる

紙の保管には、膨大な場所を要します。

大量の書類を保管できる棚のほか、個人のキャビネットやクリアファイルなど多数の備品が必要となりますが、データ保管であれば、これら全てが必要なくなります。

また、紙の書類を使って仕事をすると、オフィスデスクが紙だらけになって、散乱してしまいますよね。

ペーパーレスにすれば、デスクに紙をおく必要がなくなります。

すっきりと整頓されたデスクで働くことで、より仕事が捗るでしょう。

3. セキュリティ強化

ペーパーレス化をすると、セキュリティ面も強化することができます。

「データ漏洩の可能性があって紙より危険じゃないの?」と思う方もいるかもしれません。

確かにその可能性はゼロではありませんが、基本的にクラウドサービスは最新鋭のセキュリティ対策がなされており、部署やメンバーごとに閲覧権限が変更できたりと、紙での保管よりよほど安全なのです。

紙の場合、紛失したり、管理がずさんな場合は盗難や情報漏洩も簡単に起こせてしまいます。

また、災害や長年の保管による紙の劣化などにより、書類が復元できなくなる可能性もあります。

その点、データ保管であれば、例えパソコンが壊れたり盗まれたりしても、クラウド上に残っている限り、何度でも復元が可能です。

パソコンを開いて会議をする様子

ペーパーレス化の進め方

1. 一部の部署で取り入れてみる

いきなり全社で取り入れようとすると、混乱が生じ、問題が発生するかもしれません。

また、導入するシステムについても、実際に使ってみてしっかりと精査することが大切です。

まずは一部の部署やプロジェクト内で取り入れてみましょう。

そこでうまくいくようであれば徐々に導入範囲を広げていき、うまくいかなければ「なぜうまくいかなかったか?」を振り返り、ルールを定めたり導入システムを変更したりして、自社にあった運用を模索していく必要があります。

2. 会議をペーパーレスにしてみる

会議に使う資料は印刷して参加者全員に配っている会社が多いのではないでしょうか。

そういった会社は、紙の資料を使うことをやめ、資料データを共有して各自のパソコンで見るようにするだけで、かなりの手間を省くことができます。

また、より効率的にペーパーレスで会議ができるためのシステムもあります。

それらのペーパーレス会議システムを使えば、発表者の映している資料を参加者のパソコン画面に同期したり、ポインタやペン書きもリアルタイムに共有することができます。

パソコンやプロジェクタを活用することで、紙以上に効率的に会議を行うことが可能になり、また、従業員のペーパーレスへの意識も高まります。

3. 導入専門チームを立ち上げる

企業としてペーパーレス化を実現するのは容易ではありません。

非常に大きな労力と時間がかかるため、通常業務の片手間に行うのはほぼ不可能です。

本格的にペーパーレス化を押し進めるのであれば、専門チームを立ち上げ、本腰を入れて取り組む必要があります。

専門チームを作ることで、責任者が明確になり、従業員からの問い合わせなどにも迅速に対応することができます。

また、忙しくてつい後回しにしてしまったり、いつの間にか話が無かったことになっていたり...ということを防ぎ、きちんと計画的にプロジェクトを進めることができます。

いかがでしたか?

これから先、世の中ではどんどんペーパーレス化が進んでいくでしょう。

時代に乗り遅れないよう、この機会にペーパーレス化について前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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