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【テレワーク対応】経理の現場から紙を減らすスキャナ保存制度

スマホやタブレットでレシートを気軽に精算できるようにしてくれたスキャナ保存制度。その利便性とは反対に、適用までの道のりが長く、まだ適用していないという企業がほとんどです。今回はそのスキャナ保存制度について簡単にみていきましょう。

スキャナ保存制度とはどんな制度?

スキャナ保存制度とは、今まで紙での保存しか認められていなかった書類の一部を、スキャナで読み込んだ電子データでも保存可能とする制度のこと。どのような書類が対象になるかというと、領収書・見積書・納品書・請求書といった経理関連帳簿書類の一部が対象となります。

【スキャナ保存制度の対象となる国税関係帳簿書類の一例】

上記対象書類は、国税関係帳簿書類の「書類」に該当します。一方、国税関係帳簿書類の「帳簿」はスキャナ保存制度の適応対象外となります。仕訳帳・貸借対照表・損益計算書・棚卸表・総勘定元帳などが該当します。

これら国税関係帳簿を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法に則る必要があります。

作成から一貫して電子データで書類を保存したい場合は電子帳簿保存法を

スキャナ保存制度は、一度紙で作成した書類をその名の通りスキャナで読み込んで保存することを指します。そのため、一から電子として作成した書類を電子データとして保存するためには別の法律ー電子帳簿保存法が対象となります。

例えば取引先からPDFで請求書を受け取った場合や逆に取引先にPDFで請求書を送付する場合などはこちらの法律が該当します。作った時点から電子データの書類の場合はスキャナ保存制度ではなく電子帳簿保存法で対応する必要があります。

また、上記請求書のような国税関係書類だけでなく、前述した通り国税関係帳簿を電子データで保存したい場合も電子帳簿保存法を利用することになります。会計ソフトでこれら帳簿を作成し保存するためには、法律の要件を満たす必要がありますので注意が必要です。

スキャナ保存制度と電子帳簿保存法、どちらも紙が不要という点は同じですがそれぞれ違ったものです。適用の際は間違えないようにしましょう。

スキャナ保存制度を適応させるためには?

紙の情報をスマホで読み取っている男性

スキャナ保存制度では、スキャナまたはスマートフォンで紙の国税関係書類を読み込んで電子データ化し保存することができます。この制度は義務ではないため、利用したい会社のみが適応することになります。

適用を開始したい場合は税務署へ国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請を提出する必要があります。適用開始の3か月前には提出する必要がありますので、早めに手続きを進めるようにしましょう。

スキャナ保存制度の要件

申請書の提出以外にも、スキャナ保存制度の適用にはクリアしなければならない要件があります。

企業はこれらの要件をクリアするために、社内ルールを作り直す必要があります。例えば、入力期間の制限は早期入力方式か業務サイクル方式のどちらかに合わせなければなりません。書類の電子データ化を1週間以内(早期入力方式)か37日以内(業務サイクル方式)にする必要がでてくるのです。

また、電子データにはタイムスタンプの付与が必要になります。タイムスタンプとは、スタンプを押すことでその時刻にその電子データがあったこと・その時刻以降データが改ざんされていないことを証明してくれるものです。日本データ通信協会が認定する事業者により発行されており、企業が利用するためには対応しているシステムを導入することが近道です。

これらからわかる通り、スキャナ保存制度を適用させるためにはさまざまな準備が必要となります。

まとめ

スキャナ保存制度は経理の現場から紙書類を減らしてくれる画期的な制度。しかし、適用させるために多くの要件をクリアする必要があり、活用できていない企業がほとんど。

これらの要件をクリアするためには費用がかかります。チェック体制を整えるための人件費や要件を満たすシステムの導入のための費用など、小さくはない出費が必要。

また、費用の面だけでなく、スキャナ保存制度を導入するためには経理フローの整備や従業員の教育といった手間もかかってきます。そのため、なかなか企業での導入が進んでいないのが現状です。

昨今テレワークや在宅勤務といった働き方が浸透してきた影響で、経理業務も急速な電子化が求められています。スキャナ保存制度はその大きな一助となってくれる制度です。前述の通り最初は費用も手間もかかりますが、長期的にみると経理業務の負担を大きく減らしてくれるということを認識し、適用に向けた一歩を踏み出しましょう。


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