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経営者向け!従業員の残業を減らす6つの方法

昨今、「働き方改革」が提唱され、働き方について様々な議論や改革がなされています。

その中で圧倒的に議論にあがるのが「残業時間」。
あなたの会社の平均残業時間は何時間ですか?
毎月社員の残業が45時間を超えていませんか?

今回は「社員の残業が減らない!」とお悩みの経営者・管理職の方向けに、従業員の残業を減らす6つの方法をお伝えします!

「売上のために」と長時間残業を行っている会社が多いですが、残業が増えると、残業代がかさみ、社員は疲弊して業務効率が落ち退職者が増え・・・結果として会社に悪影響を及ぼします。

残業が月平均60時間ほどだった会社が強制的に残業を0にする取り組みをしたところ、社員の満足度が上がり、優秀な人材が求人に応募してきて、結果として売上が上がったという実例もあります。

ではどのようにして残業を減らせばいいのか、その方法をみていきましょう!

従業員の残業を減らす6つの方法

①ノー残業デーを作る

残業が恒常化されている企業にとって、急に「残業を0にしろ!」というのは現実問題として難しいでしょう。
そこで、まずは週に1日「残業をしない日」を作ってみてください。
そうすることで社員は「定時内に仕事を終わらせないと」という意識を持ちます。

また、ここで大事なのは、「会社のルールにし、必ず全員に守らせる」ということです。
例外を許してしまうと、結局ルールとしてグダグダになり誰も守っていない・・・という状況になってしまいます。
「この日は絶対に誰も残業しない!」と強く浸透させることが大切です。

有効な方法としては、「オフィスの電気を消灯する」、「一定の時間になったらパソコンをシャットダウンする設定にする」、「社長や管理職など偉い立場の人間が率先して帰る」などがあります。

②みなし残業時間制にする

残業を減らす方法として、みなし残業時間制にすることが有効です。
なぜかというと、残業時間に対して残業手当を払う方法だと、無駄に残業して残業代で稼ごうとする社員がいるからです。

あらかじめみなし残業代を払っておけば、残業をしてもしなくても給与が変わらないため、「稼ぐために残業しよう」と考える従業員がいなくなります。
そして当然、従業員は「給与が変わらないなら出来るだけ残業したくない」と思います。

ただし、会社として残業しなければならない風土が残っていると、結局従業員は気を使って残業をすることになります。そうならないためにも、ノー残業デーなど残業しない雰囲気作りをすることが大切です。

グラフが表示されたパソコン画面

③システムを導入して効率化する

大量の紙に囲まれて、手作業でデータを入力して・・・そんな環境で仕事をしていませんか?
今の時代、人間が考える必要のない事務的な作業はシステムに任せてしまった方が効率的です。

昨今では、RPAによる仕事の自動化を取り入れている企業も多くあります。
特にバックオフィス系業務は反復作業や定型業務が多いため自動化しやすく、仕事の一部を自動化することで、社員の仕事量が減り、また、人手によるミスも減らすことができます。

また、自動化でなくとも、クラウドサービスなどの効率化ツールを使うことで、劇的な工数削減を実現することができます。
クラウドサービスは複数人で同時に作業が可能であり、リアルタイムで情報を共有することができるため、作業効率が大幅に上がります。

紙もしくはExcelで情報を管理しているような会社であれば、クラウドサービスの導入は残業時間を減らすために必要不可欠だと言えるでしょう。

④業務を属人化させない

「この業務はこの人しかできない」「あの人に聞かないとわからない」という業務が多く存在していませんか?
業務を属人化させると、担当者に極端に負担が偏ったり、担当者が休んだ場合に仕事が進まない、なんてことも起こります。

チーム全員が同じ業務をできることが望ましいですが、それが難しい場合には、せめて2人以上対応できるようにしておく必要があります。
複数人が対応できるようにしておくことで、お互いが忙しい時に助け合うことが可能になり、平等に社員の残業時間を減らすことができます。

⑤会議は最短時間、最少人数で

あなたの会社は余分な時間、余分な人数で会議を行っていませんか?
「とりあえず参加して」「とりあえず1時間で」と、適当に参加者や時間をきめている会議も多いのではないでしょうか。

7~8時間の業務時間に対して、会議に毎回1時間も使っていては、時間内に仕事が終わるはずもありません。
まずは、会議室の予約時間を15分単位、あるいは30分単位に分割してみましょう。そして設定した時間内に会議が終わるように、議題や目的を設定します。

また、参加者についても、本当に出席すべき人間だけに絞りましょう。
そうすることで、参加しない人はその分業務時間が増えますし、会議参加者も少人数の方が発言しやすくなるというメリットがあります。

⑥関係者全員の意識を揃える

実はこれが一番大事なことです。
社長からチームメンバーまで、全員が残業に対して同じ意識を持ち、「残業を減らす必要がある」と認識しなくてはいけません。

残業を減らすことの重要性を理解していない人がいては、いくら制度を整えたところで取り組みはうまくいきません。
しっかりと社員全員に考えを浸透させる必要があります。
そのためにも、まずは経営者自ら、残業を減らすよう心がけてみてください。

まとめ

従業員の残業を減らす6つの方法をお伝えしてきました。
これからの時代、企業は、より効率よく働くための環境を整えることが求められるでしょう。

働きやすい環境を整えることは、従業員の満足度向上や生産性向上だけでなく、会社のイメージアップや話題性にも繋がります。
ぜひこの機会に、貴社も働き方改革を行なってみてはいかがでしょうか。


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